Um Guia Covid 19 de instruções para reuniões virtuais: Como chegar e fazer check-in

Você enviou todos os seus funcionários para casa para se manterem seguros e manter distância, e agora é hora da sua reunião semanal de segunda-feira de manhã. Não é como se você nunca tivesse uma reunião virtual antes - você faz isso o tempo todo. Mas de repente, isso parece mais desconfortável. Todo plano de fundo da tela é diferente e desconhecido; você nunca teve uma visão tão íntima da vida de todas essas pessoas antes. Mas, a fim de inspirar uma sensação de normalidade, você começa esta reunião como sempre toda segunda-feira de manhã, contando uma piada sobre seu fim de semana e, em seguida, voltando sua atenção para o slide da agenda enquanto compartilha sua tela.

Nós costumávamos tentar isso também. Em Cultivando Liderança, descobrimos como uma consultoria virtual global pode ter o tipo de cultura criativa conectada que esse mundo complexo exige. E aprendemos que a maioria das reuniões virtuais é desconectada e não criativa. Aqui estão dois ingredientes principais para criar uma base sólida para uma reunião virtual criativa e conectada.

Crie um senso de presença

Eu acho que a arte da chegada é subestimada. Tendemos a correr para uma reunião no escritório pensando na última reunião ou no projeto que deve ser finalizado no final do dia. Quando somos virtuais, isso fica ainda pior. Chegamos pela metade, imaginando que provavelmente conseguiremos sair dessa proposta até o final da reunião, se as coisas estiverem lentas. Ou acompanhe as últimas notícias que estamos consumindo freneticamente em nossa ansiedade. E então estamos meio presentes na reunião virtual, que é, acredito, pior do que perder a reunião.

Em nossas reuniões no Cultivando Liderança, levamos três ou quatro minutos para realmente nos centrar, sentir os pés no chão e perceber a respiração. Mas mesmo em uma reunião curta, você pode levar 25 segundos para ajudar as pessoas a chegar. Diminua o ritmo, olhe diretamente para a câmera, peça às pessoas que respirem fundo ou duas enquanto abaixam o que estão fazendo. Lembre-os do objetivo desta reunião e do que você realmente espera alcançar nos próximos X minutos. É incrível como mesmo esse nível de solicitação leva as pessoas a guardar seus telefones, fechar outra tela e realmente estar presentes nesta reunião.

Agora você chegou.

Verifique com todos

Ensinamos que, por complexidade, um check-in em uma reunião é uma ferramenta útil (aqui está um vídeo que temos sobre isso). Em uma reunião virtual, é obrigatório. Você não tem acesso ao que realmente está acontecendo no mundo de cada pessoa, a menos que você as peça. Pode haver uma criança chorando do lado de fora da porta, uma ligação de um médico com diagnóstico logo após esta ligação, uma briga com um colega de quarto sobre o uso do único espaço silencioso no apartamento. Quando trabalhamos principalmente em casa, os limites entre quem somos em casa e quem somos no trabalho - nunca são tão úteis - se dissolvem. Precisamos substituir o que nosso sistema nervoso teria nos dito em uma reunião pessoal. Precisamos saber algo sobre o que está acontecendo com esses humanos inteiros que aparecem como cabeças na tela.

No mínimo, o que você deseja é obter uma conexão rápida com o que importa. Penso que, no mundo virtual obrigatório e instável e instável de hoje, ter uma sensação de lugar (onde está você?) E emoção (como está?) É vital. Dependendo da reunião, você pode solicitar um check-in muito rápido (“Diga-nos onde está e dê três palavras para descrever o seu dia até agora”), ou talvez queira algo potencialmente mais lento e mais comovente (“Como você está fazendo com toda a agitação do mundo agora? ”).

À medida que o tempo passa e seu grupo se acostuma a esse novo mundo totalmente virtual, convém verificar algumas informações que podem orientar a reunião (“Qual é a coisa mais importante para você sair desse período? juntos? ”ou“ O que mais surpreendeu você sobre o que ouviu de clientes nesta semana? ”). De qualquer forma, você deseja que cada pessoa fale uma vez e sem interrupção.

Se você estiver realmente interessado em criar uma equipe que ouça bem, faça uma segunda rodada de check-in, a rodada da varanda: Quais são os padrões que acabamos de ouvir do nosso grupo? Quais são os outliers? O que estava faltando que você pensou que poderia estar lá? Isso ajuda a equipe a começar a ouvir mais profundamente um ao outro e a ouvir mais profundamente o sistema que você está criando juntos - peças inestimáveis ​​de liderança em complexidade.

Ao ajudar sua equipe a chegar e fazer o check-in, você criou a base que tornará a sua reunião virtual pelo menos tão boa quanto a da sua pessoa. No próximo blog, apresentarei nossas idéias sobre como fazer uso dessa base sólida.

Publicado originalmente em https://www.cultivatingleadership.co.nz.