8 Passos para uma Reunião Remota de Sucesso - Como Mudar o Seu Toastmasters Club Online

Pensando em mudar o seu clube Toastmasters on-line? Ontem, VOZES de Williamsburg mergulharam com SUCESSO! Continue lendo para descobrir como o seu clube também pode fazer isso de maneira rápida e eficaz.

Como um dia de neve ... sem neve ...

Como um furacão ... sem vento, galhos espalhados, ou o churrasco comunitário que limpa o freezer ...

Lidar com a pandemia foi ... diferente.

Os extrovertidos estão ficando loucos. Eles estão passeando com o cachorro mais do que o normal. Para que eles possam sair de casa e cumprimentar os vizinhos de uma distância segura.

Até os introvertidos estão cansados ​​do silêncio sinistro.

Estamos presos em casa.

Então, como podemos permanecer conectados, energizados e crescendo como indivíduos, comunidades e clubes Toastmasters?

Para VOZES de Williamsburg no Distrito 66, a resposta é a conferência remota.

Como redatora, eu já vivo e trabalho on-line com clientes em todo o mundo. Com vários colegas de clube também trabalhando e conferenciando remotamente, mudar as reuniões para a conferência Zoom foi a solução perfeita.

Nós nos conhecemos ontem para a nossa maravilhosa reunião de segunda-feira de manhã. E estamos programados para fazê-lo novamente na próxima semana.

O feedback foi esmagadoramente positivo.

Os membros do clube que enfrentam uma possível quarentena e isolamento se conectaram pessoalmente com os colegas em tempo real. Nós prosperamos quando continuamos apoiando e incentivando uns aos outros, desenvolvendo habilidades e compartilhando novas idéias!

Compartilhamos informações e recursos que apóiam a saúde e a segurança da comunidade. Um membro apresentou um discurso intitulado "Nova Normal". Ela combinou estatísticas bem pesquisadas com uma boa dose de humor para aliviar nosso espírito.

Os associados do clube progrediram em seus programas educacionais e aprimoraram as habilidades de apresentação on-line. As reuniões do Toastmasters on-line são o local perfeito para praticar habilidades de apresentação de seminários on-line, conferências on-line e comunicações de vídeo internas. Recebemos feedback imediato sobre o posicionamento da câmera, iluminação e uso de imagens gráficas. Continuamos a trabalhar na estrutura da fala, palavras de preenchimento, gestos e muito mais. Os Toastmasters que se reúnem on-line estarão prontos para enfrentar o futuro digital com propósito, profissionalismo e entusiasmo.

Assim …. Agora que estabelecemos que a digitalização é uma vitória clara, o que o seu clube pode fazer para promover reuniões on-line e fazê-las funcionar sem problemas?

8 etapas para o sucesso da reunião on-line para os clubes Toastmasters

1 - Divulgue com antecedência

Um de nossos membros acorda às 4:30 da manhã para ir às reuniões das 7 da manhã. Somos um grupo dedicado! No entanto, mesmo o membro mais leal pode precisar de incentivo extra quando se depara com a conexão on-line.

Informe seus membros como você se encontrará. Inclua uma confirmação de presença com seu e-mail semanal da agenda e atualizações do clube. Forneça instruções passo a passo para ingressar na conferência. Entre em contato por telefone com qualquer pessoa que precise de assistência extra. E ofereça reuniões de teste com antecedência para quem quiser praticar o acesso às funções de vídeo e áudio.

2 - Peça a todos que cheguem cedo

Um dos maiores benefícios das reuniões on-line é a ausência de tráfego! Por que não usar os 10–15 minutos desse tempo de viagem para aparecer cedo? Isso dá aos participantes a chance de inicializar totalmente seus computadores ou outros dispositivos. Você obtém um buffer interno para atrasos no acesso a links, no download de aplicativos e / ou na reunião. E há mais tempo disponível para solução de problemas. Porque. É tecnologia. Coisas acontecem.

3 - Trabalhar juntos como uma equipe

Na segunda-feira passada, fiquei grato pelos líderes que pediram paciência e incentivaram os colegas a se apoiarem enquanto navegavam em dispositivos e software online. Embora frequentemente use o Zoom e outros softwares de conferência no meu desktop e laptop, não uso iPhones e iPads. Felizmente, outros membros do clube puderam oferecer suporte à solução de problemas. Sua força está em sua comunidade.

4 - Peça aos participantes para silenciarem-se quando não estiverem falando

Trabalhar e fazer conferências em casa trará o inevitável som de liquidificadores, crianças e cães latindo para sua reunião. Mantenha o ruído ao mínimo clicando no botão mudo. Você demonstrará respeito e terá menos probabilidade de distrair seus colegas falantes.

5 - Incentive os participantes a usar fones de ouvido ou fones de ouvido

O uso de fones de ouvido reduz o ruído e o feedback extra, para que todos possam ouvir com mais clareza. A conexão também permite gravações de melhor qualidade.

6 - Fique de olho no cronômetro

É muito fácil passar horas extras sem um cronômetro sentado à sua frente no espaço real. Peça ao seu timer que segure objetos ou cartões verdes, amarelos e vermelhos na câmera nos intervalos apropriados. Procure os sinais quando falar. E se você sentir falta deles e continuar falando, tente novamente na próxima semana. Estamos todos nos ajustando.

7 - Crie uma pesquisa de tópicos da tabela

Na ausência de cédulas de papel, você precisará de uma maneira de selecionar seu vencedor de Tópicos de Tabela anonimamente. Fiz um formulário simples do Google com uma única pergunta: "Selecione sua primeira escolha para o vencedor dos tópicos da tabela de hoje". As opções de resposta listaram os nomes dos participantes com caixas de seleção. No final da reunião, compartilhei um link para o formulário nos comentários e em um email. Permitimos alguns minutos para votar antes de anunciar o vencedor. O back-end do formulário (visível apenas para mim) apresentou resultados automáticos, completos com um gráfico de pizza. Eu compartilhei apenas o nome do vencedor. Considere designar uma ou duas pessoas para serem mestre de formulários sempre. Eles podem facilmente revisar e reutilizar a forma original para futuras reuniões.

8 - Comemore!

Mesmo on-line, você pode aplaudir, apresentar prêmios e anunciar novos eventos ... Pode parecer um pouco diferente. Os membros do seu clube podem escolher, como o nosso, ficar em silêncio, para que os aplausos se tornem exclusivamente visuais. Imagine um gráfico maluco para dizer "Parabéns" por completar um nível, participar de um concurso ou ganhar tópicos de mesa. Não sabe por onde começar? Que tal criar um slide do tamanho de uma apresentação no Canva, usando seus modelos e imagens gratuitos?

Conclusão

Finalmente, à medida que os eventos mundiais mudam em um ritmo surreal, vamos trabalhar para nos apoiar como uma comunidade. As habilidades que continuamos a desenvolver nesses tempos difíceis nos permitirão prosperar no local de trabalho conectado do futuro.