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7 Estratégias Como gerenciar efetivamente equipes virtuais de alto desempenho

Estratégias de alta produtividade para implementação instantânea

Você está preocupado com a produtividade de sua equipe durante a crise da coroa? As empresas progressivamente pedem que seus funcionários trabalhem em casa para combater o COVID-19 e os gerentes imaginam seus colegas de trabalho assistindo à Netflix nos PJs no sofá, em vez de se concentrarem em suas tarefas.

Mas essa crise pode melhorar a produtividade da equipe e causar maior felicidade entre os membros da equipe. De acordo com um estudo de Stanford, trabalhar em casa aumenta surpreendentemente a produtividade e reduz a taxa de atrito. Cortar o trajeto dá aos funcionários mais tempo disponível e reduz o estresse.

Um telecomutador de meio período economiza o equivalente a 11 dias úteis por ano no tempo. - Análise Global do Local de Trabalho

O trabalho remoto também é bom para o meio ambiente. Reduz as emissões de carbono ao ter menos carros nas ruas. Financeiramente, compensa tanto para funcionários quanto para empresas. Os empregadores podem reduzir significativamente o aluguel e os passageiros que trabalham no meio do período economizarão entre US $ 2.500 e US $ 4.000 por ano no deslocamento, de acordo com o Global Workplace Analytics. O mesmo estudo mostra que o trabalho regular em casa, nos EUA, aumentou 173% desde 2005. As equipes virtuais estão aumentando, não apenas durante uma crise como uma pandemia.

Essa pode ser uma chance de uma grande redefinição em termos de como trabalhamos. - Matt Mullenweg

Além de todos os benefícios das equipes virtuais, também há desafios para gerenciar funcionários de maneira eficaz à distância. Como você pode trazer o melhor de seus colegas de trabalho virtuais como membro e líder da equipe?

1. Estabelecendo padrões para processos e tarefas repetidas

A implementação de sistemas e a maneira padrão de trabalhar dão orientação aos funcionários e os ajudam a saber exatamente o que é esperado. Tarefas e processos claros, com detalhes sobre quem deve fazer o quê até quando, ajudam a evitar confusões e apoiam a equipe a trabalhar com eficiência.

2. Definir ferramentas de comunicação e colaboração

Como você não está se reunindo com tanta frequência, é importante criar espaço para uma conversa informal para manter viva a conexão do grupo. A melhor ferramenta para um bebedouro virtual é um bate-papo em grupo. Existem várias ferramentas que você pode usar. Na minha empresa, usamos o Microsoft Teams, que funciona bem para nós. Caso você precise de uma solução rápida para lidar com as mudanças rápidas, o Skype seria uma boa escolha.

Para reuniões de equipe e outras conversas formais, configure uma ferramenta para chamadas em conferência. Skype e equipes são boas opções. É importante garantir que todos os membros tenham acesso às ferramentas e saibam qual é o modo padrão.

É essencial ter uma ferramenta de compartilhamento de tela para reuniões, mas ainda mais para trabalhar em tarefas ou projetos comuns, como planejamento financeiro, apresentações etc.

Para uma colaboração eficiente, geralmente é necessário que vários colegas de trabalho trabalhem nos mesmos documentos. Se suas ferramentas de gerenciamento de projetos não tiverem recursos de colaboração, você poderá usar o Google Drive ou o Dropbox.

3. Agende reuniões regulares e esteja disponível

Trabalhar em casa pode desconectá-lo facilmente da empresa e da equipe. Sessões regulares da equipe ajudarão a superar um sentimento de isolamento. Crie rotinas e um sentimento de cargo oficial durante as reuniões para manter todos motivados.

Líderes e colegas de trabalho devem sinalizar sua disponibilidade para se conectar quando necessário. A troca de experiências sobre hobbies, férias etc. pode ser uma ótima maneira de estabelecer uma conexão humana entre os membros da equipe virtual.

4. Escolha sabiamente os horários e dias da reunião

Se você planeja todas as suas reuniões quando todos são mais produtivos, verá sua produtividade cair. Geralmente, as pessoas são mais produtivas durante a manhã. Mas todo mundo é diferente e é útil discutir isso dentro da equipe. É isso que você deve ter em mente ao escolher a hora e o dia de acordo com um estudo da Priceonomics:

  • Segunda-feira é o dia mais produtivo, diminuindo para sexta-feira, como o dia mais improdutivo
  • O horário mais produtivo é das 8 às 11 horas.
  • A produtividade diminui após o almoço e diminui completamente após as 16h.

O melhor horário para as sessões da equipe é na quinta e sexta à tarde. É um hábito valioso encerrar a semana com um resumo do que foi realizado e do que está no topo da lista de prioridades para a próxima semana.

5. Vá para vídeo através de bate-papos e e-mail

A maneira mais eficiente de se comunicar é cara a cara. Quando você se vê, você se conecta mais em um nível pessoal e entende a linguagem corporal, imita e gesticula melhor. Para evitar mal-entendidos, um bate-papo por vídeo rápido é a melhor maneira de comunicação eficiente. A comunicação excessiva e o tempo dedicado às conversas formais e informais manterão a disposição de colaborar com os membros da equipe.

Se você precisar escrever e-mails porque seus colegas de trabalho não estão disponíveis, torne-os curtos e simples. Peça um resultado específico e dê instruções claras. O fornecimento de opções pode resolver o problema sem e-mails de pingue-pongue.

Faça um favor a todos e não perca tempo com respostas de e-mail de duas palavras. Mantenha esse tipo de comunicação para o seu bate-papo em grupo.

6. Defina e rastreie metas e implemente ciclos de feedback

Todo mundo é diferente e tem necessidades diferentes em termos de definição e acompanhamento de metas e recebimento de feedback. Algumas pessoas não gostam do rastreamento rigoroso, sabem o que fazer e entregam seus resultados. Nesse caso, definir prazos para as metas finais é suficiente.

Outros membros da equipe podem precisar de um contato mais próximo e feedback direto sobre seus resultados. Em seguida, defina metas e organize sessões regulares de feedback relacionadas à tarefa.

O feedback e o treinamento são essenciais para melhorar e avançar individualmente e em equipe. Idealmente, todos devem receber feedback regular sobre desempenho no trabalho, desenvolvimento pessoal, colaboração e comprometimento. Faça parte do ritmo do grupo e destaque o objetivo de todos no quadro geral. Organizar regularmente um-para-um terá efeito em equipes de alto desempenho.

7. Crie um verdadeiro sentimento de equipe

Gerenciar equipes virtuais requer esforço e comprometimento extras para criar um sentimento de equipe. Um sentimento de pertença é uma peça crucial para equipes virtuais de alto desempenho. Os métodos para obter sucesso com isso são:

  • Mantenha a equipe informada sobre a visão e os desenvolvimentos na empresa
  • Tenha mesas-redondas virtuais sobre os projetos, cargas de trabalho e desafios de todos
  • Celebre ocasiões especiais como aniversários, alcançando objetivos maiores
  • Iniciar e continuar a comunicação informal
  • Se possível, encontre-se de tempos em tempos, nada pode substituir a conexão humana real

Trabalhar remotamente fará parte do nosso futuro. Bem implementado e gerenciado, pode levar a equipes de alto desempenho com funcionários felizes. Vamos usar esta crise para abraçar o estilo de trabalho do século XXI.

Como é sua experiência como membro de uma equipe virtual ou líder de equipe? O que o ajudou a trabalhar com eficiência em casa?

Obrigado pela leitura.