5 maneiras pelas quais a ciência nos mostra como trabalhar melhor virtualmente

Foto de Chris Benson, Unsplash

Todos nós já estivemos lá em algum momento. São 15h na quarta-feira. Você já recebeu seis horas de telefonemas com colegas de trabalho. E seu cérebro parece ter parado de funcionar. Tudo o que você ouve é o ruído vindo do telefone e parece que não consegue mais se concentrar.

O trabalho virtual é a base da organização atual. Principalmente, é irritante, exaustivo e, infelizmente, ineficaz. No entanto, não precisa ser assim. Com mais empresas pensando em aumentar o trabalho virtual - especialmente considerando as preocupações novas e potencialmente duradouras sobre um novo vírus - agora pode ser um bom momento para retocar as melhores idéias da ciência sobre como tornar o trabalho virtual muito menos ... bem, funcione.

Aqui estão cinco dos meus favoritos.

Torne-o mais social

O cérebro classifica automaticamente e inconscientemente as pessoas como dentro e fora do grupo. Colaborar com membros do grupo não apenas se sente melhor, mas processamos suas informações de maneira mais rica, cometendo menos erros cognitivos. Colaborar com membros do grupo externo parece mais uma ameaça. Somos cautelosos e não confiamos neles tanto. Infelizmente, parece que o cérebro humano é construído como padrão para fora do grupo, até prova em contrário.

Uma solução simples para o trabalho virtual é mudar a maneira como categorizamos outros participantes em uma sessão de trabalho virtual como pessoas reais, em vez de conceitos.

Você conhece esse sentimento quando trabalha com alguém há meses em telefonemas e finalmente se encontra pessoalmente? E quanto mais fácil é trabalhar com eles depois? É a esse mecanismo que estou me referindo. A melhor maneira de fazer isso é conhecer pessoalmente, é claro, mas ainda podemos criar sentimentos de grupo usando o vídeo para reuniões. Se isso não funcionar por algum motivo, reserve um tempo para conhecer sua equipe como humanos. Veja as fotos deles, descubra suas vidas, seus objetivos, seus hobbies e você classificará essas pessoas como seres humanos de verdade, em vez de apenas sons no final de um telefone. E todos vocês trabalharão melhor como resultado.

O que você vê é o que você recebe

Enquanto falamos sobre vídeo, uma das minhas irritações é a de pessoas que não demoram um pouco para configurar o vídeo para que você possa vê-lo de forma clara e profissional. Freqüentemente, realizamos uma vídeo chamada e alguém tem luz de fundo, fazendo com que pareça um interrogatório. Ou nenhuma iluminação. Ou metade da cabeça deles está cortada. Ou, pelo menos, o meu favorito, eles estão muito próximos da câmera e você pode ver demais.

Quando alguém não teve tempo para parecer profissional na tela, é provável que inconscientemente suponhamos que eles sejam desleixados em outros reinos. A boa colaboração, sob qualquer forma, se baseia na confiança, nas pessoas que se cumprem com suas palavras. Pesquisas mostram que a confiança é composta de dois componentes principais: calor e competência. Não cuidar de ser visto claramente diminui as duas coisas e afeta a qualidade da interação, reduzindo a confiança e sendo uma distração constante.

Aviso sonoro

Aqui está um dos maiores erros que eu vejo no trabalho virtual, seja com vídeo ou sem. Se for preciso ouvir as pessoas falarem, o jogo acabou. Todos nós temos atenção limitada e a má qualidade do som é uma grande distração, inibindo o bom processamento. É tudo sobre a relação sinal / ruído. Com um sinal de áudio limpo, qualquer tipo de trabalho é muito mais fácil. Com som distante, áspero ou intermitente, todos estão focados nisso, em vez do trabalho em questão.

Em minha própria organização, investimos tempo e recursos para encontrar a solução perfeita para o microfone de nossas salas de conferência. Depois testamos o som minuciosamente e descobrimos que falar literalmente a um pé do microfone funciona, e nada mais funciona. No início de qualquer reunião, lembramos as pessoas que não têm esse hábito arraigado. Com um som nítido e limpo, é como estar lá. O microfone único no telhado que captura seis pessoas não é suficiente. Invista em tecnologia de som para que os cérebros, onde quer que estejam, possam interagir da maneira como foram planejados: focados nas idéias um do outro, não no pensamento intrusivo: "Quando o som ficará melhor?"

Sugestões visuais

Embora pensemos que trabalhar virtualmente - digamos, usando Zoom, Webex, Skype ou algo semelhante - será mais lento e menos eficaz, acontece que, com algum pensamento criativo (e supondo que você dê atenção aos conselhos acima sobre iluminação e qualidade do som) , esses formatos podem realmente fazer mais do que reuniões presenciais.

Imagine que você está discutindo um projeto com uma equipe de oito pessoas, todas filmadas em locais separados. O líder da equipe pode fazer uma pergunta e obter uma dica visual para uma resposta, economizando muito tempo. Eles podem pedir a todos que dêem o polegar para "concordo", um polegar para o lado para "não tenho certeza" e um polegar para o "não concordo". Perguntas como "O que as pessoas pensam dessa idéia?" ou "Já cobrimos todos os ângulos aqui?" são muito mais eficientes em uma plataforma de vídeo onde todos podem ver a reação de toda a equipe em um instante.

Uma nota final sobre as reações: observe o aceno. As pessoas acenam inconscientemente quando concordam com um ponto, e acenam com entusiasmo quando concordam fortemente. Um líder pode identificar alguém que parece apaixonado por um tópico e chamá-lo. Esses tipos de dicas visuais, com um pouco de prática, combinados à boa facilitação de um líder de equipe, podem tornar o trabalho virtual mais rápido.

Aproveite os canais traseiros para acelerar as coisas

Semelhante ao ponto anterior sobre o uso de recursos visuais, também podemos usar as funções de bate-papo para permitir que todos compartilhem suas idéias "em paralelo". Falar em grupo acontece em série - uma pessoa fala após a outra, com as pessoas reagindo às idéias da primeira pessoa e outras respondendo mais.

Tudo isso leva tempo. Às vezes, é muito mais eficiente receber a entrada de toda a equipe por escrito de uma só vez, digamos em uma função de bate-papo ou em um documento compartilhado, para que todos possam ver a saída.

Existe uma arte nisso, e no Instituto NeuroLeadership estamos aprimorando esse conceito de processamento paralelo há algum tempo para uso interno e começando a ensinar outros também. (Embora essa seja talvez a verdadeira ferramenta poderosa para fazer com que as reuniões virtuais realmente funcionem, a ideia deve ser usada com cuidado para não ser uma distração. Você não quer que as pessoas conversem muito em vez de prestar atenção. encontro.)

Aqui está um exemplo de como isso pode parecer. Imagine uma equipe tomando uma decisão sobre uma estratégia de marketing para um novo produto. O líder pode pedir ao grupo que avalie a ideia, em uma escala de 1 a 10, sem mais comentários, tudo em um bate-papo. Muito rapidamente, todo o grupo percebe como todos se sentem sobre a idéia. Em seguida, o líder pode pedir às pessoas de cada lista três razões e três razões contra a idéia.

O fato de que todos podem fazer isso de uma só vez, e então todos podem ler tudo isso ao mesmo tempo, transforma uma conversa de 30 minutos que parece aleatória, com base em quem sente vontade de falar ou fala mais alto, para uma conversa de 10 minutos isso é mais focado, mais orientado a dados e - eis o exemplo - menos tendencioso e mais inclusivo, duas coisas que importam muito para as organizações recentemente. Não estou dizendo que não devemos deixar tempo para discussões livres. Mas obter feedback básico sobre uma ideia de oito pessoas em série é frustrantemente ineficaz.

Em suma, com alguns bons hábitos em nível de equipe e organizacional, verifica-se que trabalhar virtualmente pode ser realmente melhor do que ir ao escritório, quando se trata de tornar as reuniões eficazes. Acrescente a isso menos tempo no trânsito, mais tempo para outro trabalho e pensamento e, principalmente, recentemente, reduziu o medo de compartilhar qualquer tipo de infecção, e parece que o trabalho virtual é algo que todos nós devemos fazer para nos concentrar um pouco. Mais.

Este artigo foi originalmente publicado na Forbes.