10 anos depois: como ser mais eficiente no trabalho…

Refletindo sobre minha primeira década como um ser humano que trabalha; estas são apenas algumas das dicas que eu aprendi que me ajudaram a ser mais eficiente no trabalho.

1. Peça ajuda

Isso é um pouco mais profundo do que delegar tarefas. Trata-se de saber o que você sabe e o que não sabe. Saber quando e como identificar pessoas que podem ajudá-lo e que têm habilidades, conhecimentos e habilidades que você não precisa para realizar as coisas realmente importantes. O tipo de coisas que se acumulam na coluna "realizações que vale a pena mencionar" em sua carreira.

Isso também se refere a cercar-se de pessoas que o motivam a melhorar suas próprias habilidades e, se você é um jovem gerente, cria uma equipe de pessoas ao seu redor que complementa suas habilidades e atenua quaisquer fraquezas. Construir relacionamentos sólidos com pessoas que desejam trabalhar com você em projetos e problemas complexos que ninguém mais quer tocar!

2. Torne-se um super usuário do sistema

Se você trabalha com SAP, Excel, Outlook, Gmail, Google, Windows, IOS - qualquer que seja o sistema -, essas são as ferramentas do seu comércio. Torne-se um super usuário. Um dos meus primeiros trabalhos exigiu que eu criasse manuais de aprendizado - passei noites e fins de semana ensinando a mim mesmo tantos recursos e funções disponíveis no MS Word para que eu pudesse trabalhar de maneira mais inteligente e rápida. Passei os fins de semana aprendendo Excel no meu próximo trabalho, para não precisar passar os fins de semana consertando folhas e fórmulas de custos quebradas (e evitando erros dispendiosos para o meu empregador). , mais rápido e mais eficaz.

3. Planeje sua semana com antecedência

Seja proativo com seu tempo, planejando cada semana com antecedência. Isso não é ciência de foguetes. Agrupe compromissos semelhantes. Reserve um tempo para a preparação das reuniões (para que você não seja a pessoa mais lenta da reunião). Arranje tempo para compromissos particulares e intervalos para descanso. Hora de fazer contatos e se divertir. Coisas programadas são coisas que são feitas, de acordo com o guru Stephen Covey. Mais importante - se você não pode gerenciar a si mesmo e a suas próprias tarefas versus o tempo, como na Terra você será capaz de gerenciar os outros com credibilidade?

4. Vá direto ao ponto

Quando comecei na minha carreira, pensei que sabia muita teoria. Eu me vi me explicando mais como um meio de esclarecer meus próprios pensamentos, à luz da minha própria falta de experiência. Eu não estava necessariamente errado, mas certamente perdi um tempo precioso para muitas pessoas tagarelando. Mantenha sua comunicação curta e nítida. A ação cria clareza - portanto, incline-se a fazer mais e a explicar menos. Quando você precisar se explicar, use seu próprio tempo (noites, fins de semana, tempo de reflexão) para racionalizar seu pensamento. Colocando seus muitos pensamentos e idéias em uma mensagem curta e clara, na qual as pessoas podem decidir e agir rapidamente. Não perca o tempo de mais ninguém. Comunique-se efetivamente para que as pessoas se concentrem em deixar a mensagem por trás e não debater o seu pensamento.

5. Mantenha seus e-mails muito curtos

Minha contagem de palavras por e-mail caiu significativamente nos últimos 10 anos - provavelmente em 90% ou mais. Ninguém tem tempo ou deseja ler um ensaio em formato de email. Vá direto ao ponto. Faça a pergunta. Responda à pergunta e, mais importante, pare de tentar "ler nas entrelinhas e apenas ler as entrelinhas". Se todos escrevessem e-mails 25% mais curtos, todos gastaríamos 25% menos tempo processando e-mails. Começa com você. E se você acha que alguém pode pensar que você está sendo mal-educado enviando um e-mail curto e nítido, provavelmente ainda não o conhece bem o suficiente. Nesse caso - pegue o telefone ou caminhe até a mesa da pessoa e construa o relacionamento.

Eu gostaria que alguém tivesse me explicado essas coisas há dez anos, para que eu não precisasse aprendê-las da maneira mais longa e difícil.