10 dicas simples sobre como apresentar informações complexas

Você tem que apresentar muitos dados para pessoas que não têm o mesmo nível de conhecimento ou experiência que você?

Apresentar informações complexas pode ser um desafio significativo, mesmo para os apresentadores mais experientes.

Independentemente do tópico, todos os apresentadores compartilham o objetivo comum de garantir que eles mantenham seu público interessado e engajado. Apresentadores excepcionais buscam muito mais; eles querem que seu público se sinta conectado a eles e à sua mensagem. Eles querem que seus ouvintes se lembrem de sua mensagem principal e, em seguida, atuem nela.

Angelika Dimoka, diretora do Centro de Tomada de Decisão Neural da Temple University nos diz que, à medida que as pessoas atingem a sobrecarga de informações: "Elas começam a cometer erros estúpidos e más escolhas porque a região do cérebro responsável pela tomada de decisão inteligente basicamente deixou as instalações".

Tudo bem, mas quando você é encarregado de compartilhar informações complexas, mantê-las simples não parece tão fácil para a maioria dos profissionais

Muitos anos de experiência e treinamento nos ensinaram que, no entanto, pode ser muito mais simples do que você pensa.

Aqui estão 10 dicas simples sobre como manter a atenção do seu público ao apresentar informações mais desafiadoras:

1. Seja um guia turístico

Um ótimo guia turístico irá:

- Nunca deixe você se perder

- Verifique se você pode ouvi-los na parte de trás

- Dê vida aos fatos

- Conte histórias

- Certifique-se de se divertir

Se você fizer sua apresentação como se fosse um guia turístico, garantirá que seu público o siga a cada passo do caminho e nunca fique tentando resolver as coisas sozinho.

2. Mostre a eles o que olhar

Direcione a atenção do seu público para onde você deseja que ele se concentre. Se você quer que eles olhem para você, pressione a tecla 'B' na parte superior do colo e apague a tela.

Se você deseja que eles se concentrem em algo específico na tela, toque e toque nele.

Você está pedindo problemas e prestando um grande desserviço ao seu público, se tiver muitas informações na tela. Certifique-se de mostrar apenas o que você quer que prestem atenção e lembre-se. Se você quiser que eles olhem para ele, faça grande e ousado; não o deixe enterrado em uma infinidade de números.

3. Lembra dos 3 porquinhos, dos 3 ratos cegos, dos 3 mosqueteiros?

As pessoas se lembram das coisas em "3s". Fazemos desde que éramos crianças pequenas e ainda fazemos hoje, portanto, o que você estiver tentando dizer, mantenha-o em 3 pontos ou menos.

Funcionou para Steve Jobs quando ele introduziu o iPad 2 em 2011 como "mais fino, mais leve e mais rápido".

4. Pinte uma imagem, vale 'mil palavras'

Use imagens cuidadosamente escolhidas e atraentes para estimular o aprendizado visual, manter a atenção do público e adicionar impacto às suas palavras. Há uma razão para o velho ditado ter resistido ao teste do tempo, é porque é verdade.

Se você vê uma tonelada de números ou texto em uma tela e vê uma imagem poderosa com um grande número em negrito, qual você acha que se lembrará?

Use-os, mas faça-o com sabedoria, criatividade e poder.

5. Q. Como você come um elefante?

A: "Uma mordida de cada vez". Em outras palavras, não os oprima.

Quando se trata de apresentar, menos é sempre mais, tanto em termos do que você diz quanto do que mostra.

Revele uma ideia ou conceito de cada vez; Não coloque tudo em um slide.

6. Conte a história

Conte a eles a história por trás dos dados, por que é importante e a relevância que eles têm para eles.

É realmente difícil decifrar longas listas de dados enquanto ouve um orador, para extrair os dados principais e mantê-los simples e em negrito. Você realmente não precisa mostrar tudo a eles, apenas o que eles precisam ver.

Dados sem uma história são sem dúvida sem graça!

7. Você é a apresentação: não seus slides

Os slides do PowerPoint foram projetados para serem nada mais que auxílios visuais.

Não cometa o erro que muitos apresentadores ainda cometem hoje e deixe seus visuais se tornarem sua mensagem em vez de si mesmos.

Usados ​​conscientemente, os recursos visuais podem ser extremamente valiosos se você sempre lembrar o objetivo deles. Eles foram criados em primeiro lugar para ajudá-lo a apoiar sua mensagem, dar um pouco de vida a ela e aumentar o impacto que sua mensagem tem no público.

Se o seu projetor ou laptop parou de funcionar ou você deixou todas as suas anotações no trem, ainda deve poder falar quando apresentar. A questão é: o que você dirá?

Essa é a sua apresentação, não seus slides.

8. Pergunte a uma criança de 12 anos

Uma das muitas coisas que eu amo em nossos negócios é que todos os setores com os quais trabalhamos parecem ter seu próprio léxico. A menos que seu público esteja extremamente familiarizado com o idioma de seus setores, perca o jargão.

Em caso de dúvida, pergunte a uma criança de 12 anos.

Se eles entenderem, o mesmo acontecerá com o seu público.

9. Mantenha-o arrumado

Em outras palavras, organize seus slides:

- Use o menor número possível

- Mantenha um ponto por slide

- Divida dados em vários slides

Muitos profissionais foram informados de que é errado ter muitos slides e que você deve usar o mínimo possível. Essa é a razão pela qual os poucos slides que eles têm estão muito ocupados.

Você pode usar quantos slides quiser, desde que cada um atenda a um propósito claro, relevante e poderoso e não esteja lá simplesmente como parte do seu script.

10. Pense na Billboard

Frequentemente, vemos dados complexos acompanhados de títulos chatos, como "desempenho de vendas" ou "atualização trimestral".

Esses títulos são seguidos por um dilúvio de números, o que significa que o público não tem idéia de onde começar a procurar.

Ajude-os.

Da mesma maneira que você tem apenas alguns segundos para ler um quadro de avisos quando está dirigindo para entender a essência da mensagem, seus slides devem fazer o mesmo.

'Produto X superou 28%'

'Como atingimos a meta deste trimestre'

Informações e dados complexos apresentados de maneira errada são como sufocar lentamente o seu público. Às vezes, as informações são genuinamente complexas, porque essa é apenas a natureza do tópico e, outras vezes, é a maneira do apresentador de tentar impressionar seu público.

De qualquer forma, eles não agradecerão por fazê-los trabalhar demais e esquecerão a maior parte do que você disse no momento em que saem pela porta. É tarefa de todo apresentador transmitir informações complexas de maneira concisa, significativa e envolvente.

Saiba o que impulsiona seu público, torne-o pessoal para ele e, o mais importante, concentre-se em impressioná-lo, fazendo a diferença e não ofuscando-o com dados.

Se este artigo o inspirou a aprender um pouco mais sobre a eficácia de suas habilidades de apresentação, consulte nossas páginas de treinamento e treinamento em apresentações para ver como podemos ajudá-lo. Você também encontrará muitas informações "gratuitas" realmente úteis em nosso Centro de aprendizagem.

Imagem: Cortesia de istockphoto.com